Applied Epic®
Lorsque vous comptabilisez une facture ou une écriture de commission, les données de la police, de l’assureur et du producteur y demeurent associées. La comptabilité pour cabinets de courtage intégrée à Applied Epic assure ainsi le lien entre vos données comptables et votre portefeuille.
Un encaissement imputé à la mauvaise facture refait surface le mois suivant, lorsque le rapprochement du compte en fiducie échoue et que personne ne se souvient pourquoi.
Dans Applied Epic, vous comptabilisez chaque encaissement, chaque facture et chaque commission en lien avec sa police. Les chiffres concordent donc avant la clôture.
Ce que la comptabilité intégrée à Applied Epic change pour un contrôleur financier
Les primes détenues pour le compte des assureurs restent systématiquement séparées des fonds d’exploitation. Une inspection de l’organisme de réglementation ne se transforme donc pas en course contre la montre.
Les écritures récurrentes et les contrôles de période s’exécutent automatiquement. La clôture ne dépend donc plus de la mémoire d’une seule personne quant aux écritures à vérifier.
Une écriture mal imputée apparaît au moment même où elle est comptabilisée. La correction prend ainsi quelques minutes, et non pas des heures de recherche dans le trimestre précédent.
Le partage des commissions entre producteurs et les données des assureurs sont vérifiés par rapport à l’entente avant le versement. Vous n’avez donc pas à récupérer des trop-perçus.
Comment ça fonctionne
Une facturation établie directement à partir de la police
Calculez automatiquement les primes, les taxes et les commissions, plutôt que de préparer une facture manuellement.
Gérez la facturation directe et la facturation par le cabinet dans un seul système
Percevez les primes auprès des assurés et versez les sommes dues aux assureurs au même endroit, quel que soit le mode de facturation de la police.
Rattachez les comptes fournisseurs et les comptes clients à la police
Enregistrez en temps réel les sommes dues aux assureurs, les commissions courues et les taxes à payer, et non pas dans un grand livre rapproché plus tard.
Comment ça fonctionne
Automatisez les écritures récurrentes
La fin de mois ne repose plus sur la mémoire du responsable de la comptabilité pour savoir quelles écritures saisir manuellement.
Gardez fermée une période déjà clôturée
Bloquez toute nouvelle écriture une fois le mois ou l’exercice clôturé, à moins que quelqu’un ne le rouvre délibérément.
Consultez les commissions par producteur et par assureur
Comparez les ententes, le partage des commissions entre producteurs et les données des relevés d’assureurs avant de verser les commissions.
Tout ce dont un contrôleur financier a besoin pour tenir les livres, clôturer le mois et fournir les justifications nécessaires lors d’un audit.
Les structures de facturation par le cabinet et de facturation directe, le partage des commissions et les taux des assureurs sont établis une seule fois par entente.
Les transactions sont réparties entre les comptes d’exploitation et les comptes en fiducie, afin que votre plan comptable reflète la façon dont vous comptabilisez l’assurance.
Les primes reçues des assurés sont automatiquement séparées des fonds d’exploitation, ce qui maintient la conformité des soldes en fiducie.
Les chèques, factures, reçus et relevés s’impriment en français ou en anglais pour les cabinets de courtage qui ont une clientèle francophone.
Les rapports de rapprochement bancaire, du grand livre général détaillé et du grand livre en fiducie sont réunis dans une vue prête pour l’audit.
Les commissions gagnées, versées et à recevoir s’affichent en tout temps par producteur et par assureur.
80 %
Adoption des écritures de journal
Des clients qui utilisent le grand livre général traitent leurs écritures à côté des données de la police et de l’assureur auxquelles elles sont imputées.
85 %
Rapprochement bancaire dans Applied Epic
Des clients qui utilisent les écritures de journal effectuent leurs rapprochements bancaires dans les mêmes livres comptables que les activités en fiducie.
Un logiciel de comptabilité pour cabinets de courtage s’articule autour de la police plutôt que d’un plan comptable générique, puisque chaque écriture est liée à une police, à un assureur et à un producteur. Applied Epic intègre la comptabilité au système de gestion de courtage : la facturation, la comptabilité en fiducie et le grand livre général s’appuient sur les mêmes données sur les polices et les mêmes renseignements des clients que l’ensemble du cabinet, sans exportation ni connexion distincte.
Oui. Applied Epic prend en charge la facturation par le cabinet et la facturation directe dans le même système. Il gère la perception des primes auprès des assurés et les versements aux assureurs, quel que soit le mode de facturation de chaque police. Dans les deux cas, les comptes fournisseurs, les commissions courues et les taxes sont comptabilisés en temps réel en fonction de la police.
La comptabilité en fiducie sépare les primes reçues des assurés des fonds d’exploitation du cabinet, comme l’exigent les organismes de réglementation provinciaux. Applied Epic effectue cette séparation dès la comptabilisation plutôt qu’au rapprochement. Les soldes en fiducie restent ainsi conformes au fil des opérations, et les pièces justificatives sont prêtes lorsqu’un organisme de réglementation les demande.
Le grand livre général d’un cabinet de courtage doit rendre compte des activités liées aux polices (commissions, écritures de facturation par le cabinet et de facturation directe, virements en fiducie) en plus des comptes généraux de l’entreprise. Applied Epic réunit ces deux volets dans un seul plan comptable. Votre grand livre reflète ainsi la façon dont le cabinet comptabilise ses transactions d’assurance, et non pas un modèle comptable générique.
Le logiciel de comptabilité qui suit la croissance d’un cabinet est celui dont la clôture ne repose pas sur le processus manuel d’une seule personne. Dans Applied Epic, les écritures de journal automatisées et les contrôles de clôture de période appliquent le même processus aux écritures d’assurance et aux écritures de l’entreprise, quel que soit l’effectif. La fin de mois ne se complique donc pas à mesure que votre portefeuille grandit.
Découvrez comment la facturation, la comptabilité en fiducie et le grand livre général restent directement liés aux données des polices de vos clients.
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